The devastating floods that struck Rio Grande do Sul, Brazil, in April 2024 severely damaged over a hundred archival collections, including those of the Federal University of Santa Maria (UFSM), where 12,000 boxes of historical documents (1930–2024) were submerged. In response, UFSM implemented an innovative and largest mass-freezing operation for archival records in Brazil—and probably in the world—, stabilizing 12,000 boxes in four refrigerated containers at -20°C. This emergency strategy was conducted under strict protocols, including vacuum-sealing the documents and using perforated plastic boxes, ensuring uniform cold air circulation and long-term preservation for future recovery. UFSM transformed this crisis into a sustainable preservation initiative by establishing TransDoc, a specialized archival-recovery laboratory and reference center. TransDoc integrates interdisciplinary expertise from Archival Science, Chemistry, Biology, Food Technology, Engineering, and Information Technology to develop innovative methodologies for water-damaged documents. Beyond preserving its institutional memory, TransDoc now supports other affected institutions by sharing innovative methodologies and best practices, assisting eight federal institutions affected by the May 2024 floods. In partnership with the National Archives of Brazil, it is leading the recovery of approximately 30,000 archival boxes. This case study underscores the importance of rapid response, advanced preservation techniques, and interdisciplinary collaboration in mitigating climate-related archival losses, safeguarding historical records during natural disasters. UFSM’s experience serves as a model for institutions worldwide, demonstrating how innovation and large-scale rescue operations can ensure the survival of archives at risk in the face of increasingly frequent climate-related disasters. The 2024 floods, therefore, represented a milestone for documentary preservation in the country, while simultaneously driving the creation of a national reference center, essential for ongoing recovery and long-term preparedness against future disasters.
In the fall of 2024, a political scientist and an archivist from Seton Hall University embarked on a project to survey, and ultimately digitize the archives of the Polisario Front, the Sahrawi government in exile. This government is a co-founder of the African Union, a consultative member of the Socialist International, and is recognized by the United Nations as the legitimate representative of the Sahrawi people—and yet its records are almost inaccessible, kept in their original formats in a repository in a refugee camp near Tindouf, Algeria—a location difficult if not impossible for most researchers to visit. The Sahrawi government prioritizes and supports the preservation of its records, which range from early archeological artifacts to photographs, documents, and audiovisual recordings documenting the Western Sahara conflict which began in the 1970s. They were open to partnering with Seton Hall on the digitization project in order to raise awareness of their history and current struggle. However, one of the main barriers to the project’s success turned out to be Sahrawi archivists’ leeriness of using standard digital tools. This reluctance originates in difficult experience where copies of their materials were made and distributed without authorization. Building consensus around the technological approach to the project of digitizing the materials emerged as a crucial precursor to undertaking the work of the project. More than just a methodological stumbling block, it represents in microcosm a process of building trust and creating habits of communication and coordination.
Los documentos parroquiales azorianos se encuentran mayormente resguardados en su entidad de origen: las parroquias. Estas entidades insulares de carácter privado han recopilado, desde el siglo XVI, importante documentación generada por la gestión corriente de los asuntos religiosos. En la actualidad, estos documentos se conservan sepultados en décadas de almacenamiento, inaccesibles, condenados al olvido y consecuente pérdida material. A la escasez de recursos humanos, financieros y materiales, se suman otros acontecimientos que derivan del carácter privado de las colecciones: la dispersión, que obedece a la autonomía de las varias parroquias existentes, y la frecuente desvalorización del patrimonio escrito frente a otros objetos culturales. Los párrocos gestores, absortos en relevantes asuntos de carácter espiritual-administrativo, acaban por no interesarse por las tareas propias de la conservación documental. En este contexto, los documentos parroquiales, pese a su valor histórico, existen al margen de la legislación que los protege. El proyecto de salvaguarda de los documentos albergados en algunas de las principales sedes parroquiales de la región atlántica surge con el objetivo de implementar una política de gestión archivística, diseñada a partir de los resultados extraídos del diagnóstico del estado de conservación de las colecciones y espacios envolventes. El presente texto versa sobre uno de los principales componentes del proyecto: el patrimonio participativo. A través de acciones formativas y trabajo voluntario, la comunidad religiosa acompañará las acciones ejecutadas en torno al plan de recuperación de la información y de los soportes documentales.
Cet article vise à présenter l’enseignement de l’archivistique au Brésil, en se basant sur l’histoire et la configuration actuelle de ses cours. Il partage les résultats d’une recherche bibliographique et documentaire sur ses liens académiques-institutionnels, la formation de ses enseignants et la production scientifique de ses étudiants. Les résultats portent sur 16 programmes de premier cycle et deux programmes de master, avec profils d’enseignement variés. Les enseignants sont pour la plupart des titulaires de masters et de doctorats en sciences de l’information, domaine dans lequel la majorité des cours dans les universités publiques est lié. Les 2 673 mémoires de licence identifiés sont principalement liés à la perspective sociale des archives et à leur utilisation, aux lieux de travail des archivistes et aux activités qu’ils mènent. Les 100 mémoires de master répertoriés couvrent des thèmes similaires à ceux des travaux de premier cycle, en mettant l’accent sur l’environnement professionnel des archives et la gestion des programmes et services d’archives. Dans les deux situations, il y a peu de travaux sur l’histoire des archives et de l’archivistique, l’associativisme, la normalisation et la production et diffusion des connaissances archivistiques. Il conclut que la formation en archivistique au Brésil a d’abord des influences historiques puis, avec l’expansion des cours dans les universités, elle a été liée aux sciences de l’information. Sur la production scientifique, si de nombreuses recherches portent sur les usages sociaux des archives, très peu ont été consacrées à des sujets sensibles, dont l’étude est essentielle pour l’avancement de la science actuelle.
Fort d’une expérience de presque vingt ans, soutenu par l’Association internationale des archives francophones, le Portail international archivistique francophone (PIAF) porte un projet original, interculturel et inclusif de mise à disposition de connaissances, d’outils et de savoir-faire gratuitement en langue française. Il s’adresse à toute personne qui souhaite s’initier ou se perfectionner en archivistique quels que soient son pays, sa formation initiale, sa situation professionnelle. À partir des archives du PIAF—comptes rendus annuels, notes et documents préparatoires, analyses d’audience—, de sources imprimées ou en ligne—articles, entretiens, diaporamas—mais aussi de témoignages, l’article expose les solutions élaborées pour répondre aux défis et leurs limites. Précurseur dans l’enseignement en ligne, le PIAF s’est adapté aux évolutions technologiques et pédagogiques. Soucieux d’être reçu dans l’ensemble du monde francophone, il a dû considérer la diversité des pratiques mais aussi celle des français vernaculaires. S’adressant à un public large, il lui a fallu prendre en compte des niveaux d’expertise et attentes variés. Il s’inscrit également dans des contraintes économiques et doit composer avec les disponibilités des différents intervenants. Les quinze modules de cours en ligne constituent le cœur de la proposition et abordent l’ensemble de l’écosystème archivistique, mais l’offre a progressivement été enrichie autour de la constitution d’une communauté apprenante, d’une offre de veille documentaire et de bibliographie et d’une ouverture vers la recherche en archivistique. En ce sens, le PIAF peut apparaître, pour des communautés linguistiques cherchant à développer une proposition pédagogique tout en maintenant des diversités d’approches, comme un exemple inspirant.
