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墙太白,狗在叫,导师掉线:这些都可能影响你的远程答辩

作者: Nature自然科研

时间: 2020-05-10 21:30

Alyssa Frederick 在新冠疫情暴发前远程完成了博士论文答辩,看看她是怎么做的吧。

原文作者:Alyssa Frederick

2019 年 11 月,我使用视频会议软件 Zoom 完成了博士论文答辩。

我不得不远程答辩,因为我把关于消化生理学的博士论文交到加州大学欧文分校之后就搬到了加州的另一端——我去加州大学戴维斯分校的博德加海洋实验室(BML)做博士后研究员,开始了新工作。

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视频会议技术可以帮助研究人员远程完成口头答辩。来源:Getty

我在新单位的一间会议室里答辩,我的 PI、论文答辩委员会的另一名成员,还有一些学生和教员在加州大学欧文分校观看答辩;还有一名答辩委员会的成员当时正在英国休学术假,于是也远程参加。我公开分享了视频链接,这样我在加州其他地方以及宾夕法尼亚、科罗拉多和弗罗里达州的朋友和家人也能观看,连我的丈夫和刚出生不久的孩子也在家里上线观看了。

我先做了大约 45 分钟的 PPT 演示,之后是公开提问,最后只保留我自己和答辩委员会成员,做不公开的提问。

我写这篇文章是为了帮助毕业生和他们的 PI 熟悉远程答辩,考虑到当前的新冠疫情,这种做法可能会变得越来越普遍。

如果你要远程答辩,还需要考虑许多其它事项——我在下面列出了我自己面临的挑战和问题。我不能保证我的这些建议一定适合你,所以请根据自己的实际情况,从中选择最合适的。另外要记住的一点是,在这场新冠肺炎大流行中,所有人都仍在适应学术界的新形势,所以请对同事和行政人员多一点耐心。

查问规定

向所在院系询问文书工作要求和相关规定。比如博士论文答辩材料上是否要公证签名?你能否电子签名,答辩委员会成员是否能数字签名?

管理预期

从一开始就给自己的答辩设定基本的规则。在传统答辩中,你可能需要直奔主题,但是如果你是远程答辩,则应该花一点时间解释一下技术问题,比如听众如何可以让自己静音或取消静音,如何提交问题等。明确规则有助于听众理解自己的角色以及何时适合发言。描述一下你的答辩形式以及听众可以期待什么——PPT 演示大概持续多长时间,留给提问的时间是多少。

希望一切顺利,但是预期可能发生的意外。我答辩的当天上午,大风导致家里停电,于是我不得不开车去实验室。我已经提前几个小时定了一间会议室来给笔记本电脑充电。即使计划得再好,互联网连接也可能断掉,或者某位答辩委员会成员掉线了。必要时,向听众解释如何重新连接,并且练习重新讲几张 PPT,以免发生这种情况时乱了阵脚。

公开答辩部分结束后,在答辩委员会提问、检查环节要么使其他人退出,要么另开一个虚拟会议。无论是哪一种情况,先找好一个主持人(以我为例,主持人是我的 PI),请 TA 选择下一个提问者,并提醒其他人何时打开麦克风,以确保每个人都能相互听见,避免串扰。

找到合适的空间和技术

新冠病毒相关的防控措施仍在持续,参加线上会议的人可能对一些干扰,比如小孩子在背景里面大喊大叫,已经见怪不怪了,但是在关系重大的会议上,这种情况仍可能给人造成压力。弄清楚什么会使自己惊慌失措,并相应做出调整。我在会议室里答辩,因为我知道孩子和狗狗的干扰,对我来说太分心了。

考虑好背景墙——比如不要在反光的窗户前做演示。你是否需要白板?你可以通过数码方式书写并共享屏幕吗?你要站着还是坐着?家里有安静的地方吗?如果没有,能不能让家人或其他同住的人帮助创造一个安静的环境?

如果在执行社交疏离措施期间,你的大学允许进校园,也许你可以在校内找到可用的会议室,那里会有不错的网络摄像头、Wi-Fi 和远程演示设备。

标准的 Zoom 帐号只允许开 40 分钟的会议,但是学校给我提供了一个许可用户帐号,这样我就能用更长时间了。Webex 是众多视频会议工具中的一种。问问 IT,你们可以用什么。保持耐心——他们可能要处理大量的视频会议请求。

远程彩排

一旦找好了合适的空间,就在那里把你将在答辩时使用的技术练习一下。让你的 PI 或者其他人看看他们能否听见你说话,能否看见你的 PPT。询问你的实验室成员能否帮一帮忙,远程提供反馈并提问,就像其他人在实际答辩时会做的那样。放慢语速,记得适时停顿——音频和视频有时候需要时间连接。

调整 PPT 格式

调整 PPT 格式,使之方便在线观看,试着删除一些过渡或动画,因为它们可能出现异常。我把 PPT 保存为 PDF 格式,这样就不会存在动画问题,而且我可以把它发送给论文答辩委员会的所有成员,而不存在格式问题。最好使用大号字体,这样单页 PPT 上的文字就会减少——显示屏幕比常规演讲中的小。把 PPT 发给答辩委员会成员,以防他们难以在屏幕上看清内容;另外给每一页 PPT 编上号码,方便大家在必要时转到同一页。

好好庆祝

我成功完成答辩后,我之前任职的实验室为我庆祝了一番,我是通过视频聊天形式参加的。眼下,这可能不是每一个要远程答辩的人都能实现的。可以和室友、家人或一两个朋友庆祝一番,但是要谨记社交疏离要求和公共安全;计划着在新冠疫情结束后,和你的团队一起聚一聚。我把自己的经验发在推特上后,Leehi Yona 回复的一条建议让我产生了共鸣:“找一个特别的虚拟背景(比如外太空、沙滩等),打开 Zoom 和朋友面对面,一起开怀大笑,远程举起杯!”

现在是困难时期,所以如果远程答辩进行得不完美,也要对自己和他人温柔以待。最后,祝你顺利毕业!

原文How to defend a PhD remotely为标题发表在2020年3月 30日的《自然》职业版块

© nature

Nature|doi:10.1038/d41586-020-00971-z

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本文由施普林格·自然上海办公室负责翻译。中文内容仅供参考,一切内容以英文原版为准。欢迎转发至朋友圈,如需转载,请邮件 China@nature.com。未经授权的翻译是侵权行为,版权方将保留追究法律责任的权利。

本文经授权转载自“Nature自然科研”微信公众号,感谢原作者的分享。

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