[0001]本発明は、不動産契約支援システムに関する。
[0002]近年、インターネット技術，ＩＴ技術の高度化に伴い、各業界でインターネットを用いた様々な物品の販売システムが提案されている。戸建住宅、新築分譲マンション、中古住宅の販売についても、営業担当者や顧客を始めとする関係者の負担を軽減するためのシステムが提案されている。
[0003]例えば、マンションなどの住宅の所有者が住み替えの必要性が生じた場合、新たに購入する住宅の物件の選定は種々の条件を比較して行う必要があるところ、現在所有している物件を売却し、売却代金を新たに購入する物件の購入費用に充当する場合、所有している物件の売却価格がどのくらいになるかは新たに購入する物件の選定に重要な要素となる。
[0004]この点に関し、特許文献１に示すように、現在所有している物件の売却価格を加味した住み替え物件の購入条件を簡易に提供する住替え支援システムが提案されている。 この支援システムの利用者は、現在所有している物件の売却価格を加味した住み替え物件の購入条件を簡易に入手することができる。
[0005]特許第６５３５７２６号公報
[0006]ところで、戸建住宅の建築契約や、新築分譲マンション、戸建住宅、中古住宅、投資・事業用ビルなどの売買契約、建築物や土地等の不動産取引の貸付金を返済するためのローン契約、賃貸住宅、貸店舗・事務所・テナント・駐車場などの賃貸契約、駐車場などの管理委託契約（以下、不動産契約という）において、特に戸建住宅の建築契約や、新築分譲マンション、戸建住宅、中古住宅の売買契約や、建築物や土地等の不動産取引の貸付金を返済するためのローン契約の際に、事前に資金計画書を作成することが多い。資金計画書は、契約の締結を申し込んだ申込者によっては適切に記入することが困難な事項が含まれているので、申込者毎に営業担当者が任命され、この営業担当者が申込者の収入の状況などを聞いた後、資金計画書を作成することが多い。 また、戸建住宅の建築契約や、新築分譲マンション、戸建住宅、中古住宅の売買契約や、建築物や土地等の不動産取引の貸付金を返済するためのローン契約の際には、契約内容の確認等のために覚書が必要とされるが、覚書は、その契約内容によって異なる内容の複数種類の覚書を必要とすることもある。
[0007]そのため、例えば、覚書の作成を契約担当者が担当する場合のように、資金計画書を作成した営業担当者とは別の者が担当することになると、資金計画書の作成の際に申込者から得た情報の中に、複数の覚書から必要な内容の覚書を選ぶための情報が含まれていても、その情報が営業担当者から契約担当者に伝わっていない場合には、契約担当者が申込者から改めて必要な情報を聴取することになり、申込者の負担が大きかった。 また、不動産契約の申込から契約の成立までの間に途中で担当者が代わると、申込者への書類の送付漏れや、書類の記入漏れが生じるなど、進捗管理上の問題が生じやすく、それらの問題を防ぐために担当者の負担が大きかった。 そのため、不動産契約の申込から契約の成立までの間に途中で担当者が代わっても、担当者や申込者の負担を軽減するためのシステムが望まれている。
[0008]従って本発明が解決しようとする課題は、不動産契約の申込から契約の成立までの申込者やその申込者を担当する担当者などの関係者の負担を軽減するための支援システムを提供することである。
[0009]上記の課題を解決するためになされた本発明の不動産契約支援システムの構成は、不動産契約の申込者が不動産契約を申し込んだときに作成される購入申込書、入居申込書、資金計画書などの作成に用いられる不動産契約データ、前記不動産契約データに基づき選択されるデータの入力領域が設定されている複数の覚書等の必要書類の書式データ、及び前記複数の必要書類の書式データの中から前記申込者に必要な必要書類を抽出するための抽出基準データを有するデータベースと、前記不動産契約データと前記抽出基準データに基づき、前記申込者に必要な必要書類を判断する判断手段と、前記判断手段の判断結果に基づき、前記データベースの前記複数の必要書類の書式データから前記申込者に必要となる必要書類の書式データを抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された書式データに、前記不動産契約データの中からデータを書き込んで契約に必要な必要書類を生成する生成手段と、を備えることを特徴とする。
[0010]前記データベースは、前記契約予定者の個人データを有し、前記契約予定者ごとの前記個人データに基づき、前記契約予定者ごとに前記必要書類の記載状況を把握するための状況把握手段を有することが好ましい。
[0011]前記必要書類は、契約予定者の署名や押印を入力する必要書類の入力領域を有し、前記入力領域の表示を含む必要書類を前記契約者予定者の端末に送信する送信手段と、前記契約予定者が署名や押印をした前記必要書類を受信する受信手段と、を備えることが好ましい。
[0012]本発明によれば、不動産契約の申込から契約の成立までの申込者やその申込者を担当する担当者などの関係者の負担を軽減するための不動産契約支援システムを提供することができる。
[0013]不動産契約支援システムの構成を示す図。 物件データベースのデータ構成を示す図。 ユーザデータベースのデータ構成を示す図。 物件ユーザデータベースのデータ構成を示す図。 契約内容データベースのデータ構成を示す図。 書類ひな形データベースのデータ構成を示す図。 借入関連の覚書の抽出条件情報の判定基準を示す図。 買換関連の覚書の抽出条件情報の判定基準を示す図。 減額関連の覚書の抽出条件情報の判定基準を示す図。 送付書類データベースのデータ構成を示す図。 書類ひな形収容部のデータ構成を示す図。 契約書類データベースのデータ構成を示す図。 個別契約情報データベースのデータ構成を示す図。 契約状況データベースのデータ構成を示す図。 送付先データベースのデータ構成を示す図。 システム管理者端末、営業担当者端末、契約承認者端末、及び顧客端末の構成を示す図。 不動産契約支援システムの動作を示すフローチャート。
[0014]本発明の不動産契約支援システムは、不動産契約を申し込んだ申込者やその申込者を担当する担当者を始めとする関係者を支援するためのシステムである。 不動産契約とは、戸建住宅の建築契約や、新築分譲マンション、戸建住宅、中古住宅、投資・事業用ビルなどの売買契約や、建築物や土地等の不動産取引の貸付金を返済するためのローン契約や、賃貸住宅、貸店舗・事務所・テナント・駐車場などの賃貸契約や、駐車場などの管理委託契約などいう。 本発明の一実施形態にかかる不動産契約支援システム１は、新築分譲マンション、戸建住宅、中古住宅の売買契約の際に用いられるものである。 以下、本実施形態にかかる不動産契約支援システム１を、図１〜１７を参照しながら説明する。
[0015]図１は、本実施形態の不動産契約支援システム１の構成を示すブロック図である。図１に示すように、不動産契約支援システム１は、メインサーバ装置１０と、外部サーバ装置２０と、を備える。メインサーバ装置１０及び外部サーバ装置２０は、システム管理者端末４０、物件担当者端末５０、営業担当者端末６０、契約承認者端末７０、及び申込者端末８０とインターネットなどの公衆通信回線網９０によって接続される。 以下に構成要素ごとに説明する。
[0016]［メインサーバ装置１０］ メインサーバ装置１０は、例えばパーソナルコンピュータ等の情報処理装置で構成され、メモリ、ハードディスクドライブなどの記憶装置を含む記憶部１０１と、書類判断部１０２と、書類抽出部１０３と、ＨＴＴＰサービスを提供するＨＴＴＰサーバ１０４と、外部装置と通信を行う通信制御部１０５と、を備える。
[0017]〔記憶部１０１〕 記憶部１０１には、図１に示すように、各種のプログラムや、申込者の情報や必要書類の情報などのデータベース（以下、データベースをＤ／Ｂという。）Ｄ／Ｂ１０１Ａ〜Ｄ／Ｂ１０１Ｆや、必要書類のひな形データが収容される書類ひな形収容部１０１Ｇや、ひな形から作成した申込者に送付する送付書類データなどが収容される送付書類収容部１０１Ｈが格納されている。
[0018]プログラムとしては、メインサーバ装置１０全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ、及びＯＳ上において、後述するように所定のデータから顧客の必要な覚書等書類を判断する判断手段や、判断手段の判断結果に基づき、データベースの複数の覚書等書類の書式データから必要となる書類の書式データを抽出する抽出手段などを提供するアプリケーションソフトウェアなどが格納されている。
[0019]データベース（以下、データベースをＤ／Ｂという。）としては、図１に示すように、現在所有している物件情報を格納する物件Ｄ／Ｂ１０１Ａと、不動産契約支援システム１を使用して物件を販売するユーザの情報を格納するユーザＤ／Ｂ１０１Ｂと、物件ごと又は後述する区画番号ごとに、担当するユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに登録されたユーザに与えられる権原の情報を格納する物件ユーザＤ／Ｂ１０１Ｃと、必要書類の選択や抽出に用いられる申込者の情報を格納する契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄと、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅと、送付書類Ｄ／Ｂ１０１Fと、が格納されている。 各Ｄ／Ｂは、情報に変更があった場合には、入力する権限を有する者により適宜変更、追加される。 以下に、各Ｄ／Ｂについて詳細に説明する。
[0020]〈物件Ｄ／Ｂ１０１Ａ〉 図２は、物件Ｄ／Ｂ１０１Ａのデータ構成を示す図である。図２に示すように、物件Ｄ／Ｂ１０１Ａは、新築分譲マンション、戸建住宅、中古住宅などの物件に固有に割り当てられる物件ＩＤごとに、物件の名称である物件名称と、販売開始日と、販売終了日と、を格納する。
[0021]〈ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂ〉 図３は、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂのデータ構成を示す図である。図３に示すように、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂは、ユーザごとに固有に割り当てられたユーザＩＤごとに、ユーザＩＤユーザの氏名であるユーザ氏名と、ユーザが所属している会社、部署などの所属であるユーザ所属と、不動産契約支援システム１にログインするときに必要なパスワードと、を格納する。 ユーザＩＤは、本実施形態ではメールアドレスが用いられているが、ユーザを識別できるものを適宜用いることができる。
[0022]〈物件ユーザＤ／Ｂ１０１C〉 図４は、物件ユーザＤ／Ｂ１０１Cのデータ構成を示す図である。図４に示すように、物件ユーザＤ／Ｂ１０１Cは、物件Ｄ／Ｂ１０１Ａから抽出した物件ＩＤごとに、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂから抽出したユーザＩＤと、権原と、を格納する。 権原としては、少なくとも、申込者に応じて覚書等の必要書類を選択する第一権限と、第一権限を有する者が選択した必要書類を申込者に送付することを承認する第二権限の２つが挙げられる。 第一権原は、申込者ごとに割り当てられる営業担当者などに付与され、第二権原は、営業担当者とは別の契約承認者などに付与される。 さらに権原として、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂにユーザを登録する第三権限や、契約書類のテンプレートを作成する第四権原や、物件ごとに営業担当者と契約承認者の選択や削除を行う第五権限などが設けられていている。 第三権原及び第四権原は、不動産契約支援システム１を管理するシステム管理者などに付与され、第五権原は、物件ごとに割り当てられる物件管理者などに付与される。 権原の項目には、第一権限〜第五権原のそれぞれに対応した数字や記号が入力される。
[0023]〈契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄ〉 図５は、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄのデータ構成を示す図である。図５に示すように、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄは、契約の申込みごとに割り当てられる契約管理ＩＤ、及び不動産契約の申込者（以下、単に申込者という。）ごとに固有に割り当てられる申込者ＩＤごとに、物件Ｄ／Ｂ１０１Ａから抽出された物件ＩＤ及び物件名称と、契約に付帯する情報である契約付帯情報と、不動産契約の締結を申し込んだ申込者の情報である申込者情報と、不動産契約が成立したときに物件を共有することになる共有者の情報である共有者情報と、必要書類を作成するための必要書類作成情報と、を格納する。
[0024]契約付帯情報としては、販売される物件ごとに割り当てられる識別番号である区画番号などが挙げられる。 区画番号は、新築又は中古の分譲マンション場合には、住戸ごとに割り当てられ、分譲住宅の場合には、分譲地ごとに割り当てられる。
[0025]申込者情報としては、申込者氏名、申込者住所、申込者電話番号、申込者送付先情報、申込者送付先情報確認フラグ、申込者送付先情報確認送信日時などが挙げられる。 申込者送付先情報としては、申込者のメールアドレス、ＳＮＳ（Ｓｏｃｉａｌ Ｎｅｔｗｏｒｋｉｎｇ Ｓｅｒｖｉｃｅ）のＩＤ、ショートメッセージの宛先となる携帯電話番号などが挙げられる。後述する共有者送付先情報や受任者送付先情報においても同様である。 ＳＮＳとしては、例えば、Ｆａｃｅｂｏｏｋ（登録商標）やＬＩＮＥ（登録商標）などが挙げられるが、申込者が利用することができるＳＮＳであれば、その種類は問わない。
[0026]共有者情報としては、共有者氏名、共有者住所、共有者電話番号、共有者送付先情報、共有者送付先情報確認フラグ、共有者送付先情報確認送信日時などが挙げられる。
[0027]なお、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄには、申込者情報、共有者情報に加えて、申込者や共有者から、重要事項説明会などへの参加の委任を受けた受任者についての情報である受任者情報を加えてもよい。 受任者情報としては、受任者氏名、受任者住所、受任者電話番号、受任者送付先情報、受任者送付先情報確認フラグ、受任者送付先情報確認送信日時などが挙げられる。
[0028]必要書類作成情報は、後述する必要書類の抽出や、抽出した必要書類の所定の事項を埋め込むために用いられる。 必要書類作成情報に含まれる項目は、必要書類の種類や内容に応じて適宜設定することができる。 必要書類作成情報の項目には、必要書類の抽出にのみ用いられる項目、抽出した必要書類の所定の事項を埋め込むためにのみ用いられる項目、必要書類の抽出と抽出した必要書類の所定の事項を埋め込むための両方に用いられる項目がある。 図５に示す必要書類作成情報の項目には、例として、覚書の抽出、作成に用いられるものを挙げている。
[0029]覚書としては、図１１に示すように、申込者がローンにより金融機関から借り入れる場合に用いる借入関連の覚書、申込者が既に所有している不動産を売却して新たに不動産を購入する場合に用いる買換関連の覚書、所定の条件を満たす契約に対して減額する場合に用いる減額関連の覚書などが挙げられるが、必要書類作成情報と、後述する抽出基準情報に基づき、必要な覚書が抽出される。そして、抽出された覚書の所定の事項に必要書類作成情報が流し込まれる。 覚書の抽出、作成に用いられる必要書類作成情報に含まれる各項目について、以下に詳細に説明する。
[0030]ローン種別の項目には、申込者と不動産契約を締結する会社が提携している金融機関から提携ローンの利用を希望している状態を「提携ローン」や、提携ローンを利用せず申込者が自身で金融機関から借入れを希望している状態を示す「自己借入」などの情報が入力される。 提携先金融機関名称には、ローン種別に「提携ローン」が入力された場合に、提携している金融機関に対応する数字あるいは記号が入力される。 提携先金融機関支店名称には、提携している金融機関の支店名に対応する数字あるいは記号が入力される。 自己借入金融機関名称には、ローン種別に「自己借入」が入力された場合に、申込者が自己借入を希望する金融機関に対応する数字あるいは記号が入力される。 自己借入金融機関支店名称には、自己借入を希望する金融機関の支店名に対応する数字あるいは記号が入力される。 借入金額には、借入金額が入力され、借入期間には、借入期間が入力される。 提携ローン団信の有無には、ローン種別に「提携ローン」が入力された場合に、提携ローンに付随して、団体信用生命保険が申し込まれた状態を示す情報、又は、団体信用生命保険が申し込まれていない状態を示す情報が入力される。なお、これらの情報は各々の状態に対応する数字あるいは記号としてもよい。
[0031]買換有無の項目は、買い換えがある状態を示す情報、又は、買い換えがない状態を示す状態を示す情報が入力される。なお、これらの情報は各々の状態に対応する数字あるいは記号としてもよい。また、買い換えがある状態を示す情報は、用意する買換関連の覚書に応じて複数設けてもよい。 買換充当金の項目には、買換充当金の金額が入力される。
[0032]代金減額有無の項目には、減額の適用がある状態を示す情報、又は減額の適用がない状態を示す情報が入力される。なお、これらの情報は各々の状態に対応する数字あるいは記号としてもよい。また、減額の適用がある状態を示す情報は、用意する買換関連の覚書に応じて複数設けてもよい。 減額金額、土地の減額金額、建物の減額金額、消費税の減額金額、減額後金額、土地の減額後金額、建物の減額後金額、及び消費税の減額後金額の項目には、減額の適用がある場合に、入力される。
[0033]〈書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅ〉 図６は、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅのデータ構造を示す図である。図６に示すように、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅは、後述する書類ひな形収容部に収容されている必要書類データごとに割り当てられる必要書類ＩＤごとに、必要書類名と、抽出基準情報と、を格納する。 抽出基準情報は、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの内容から、申込者の契約内容に応じて必要書類を抽出するための基準となる情報である。 抽出基準情報について、覚書を抽出する場合を例に挙げて説明する。覚書としては、図１１に示すように、申込者がローンにより金融機関から借り入れる場合に用いる借入関連の覚書、申込者が既に所有している不動産を売却して新たに不動産を購入する場合に用いる買換関連の覚書、所定の条件を満たす契約に対して減額する場合に用いる減額関連の覚書などが挙げられる。
[0034]借入関連の覚書の抽出基準情報の項目としては、図７に示すように、図５の必要書類作成情報のうち、ローン種別、提携先金融機関名称、提携先金融機関支店名称、自己借入金融機関名称、自己借入金融機関支店名称、借入金額、借入期間、提携ローン団信の有無などが挙げられる。 これらの項目の値から、借入関連の覚書として、書類ひな形収容部１０１Ｇに収容されている住宅ローン利用に関する覚書、提携ローン利用に関する覚書、提携ローン利用（非団信）に関する覚書の何れかが抽出される。
[0035]買換関連の覚書の抽出基準データの項目としては、図８に示すように、図５の必要書類作成情報のうち、買換有無、買換充当金が挙げられる。 これらの項目の値から、買換関連の覚書として、書類ひな形収容部１０１Ｇに収容されている買換えに関する覚書が抽出される。 買換関連の覚書は、所定の抽出条件に該当すれば、借入関連の覚書とともに抽出されることがある。
[0036]減額関連の覚書の抽出基準データの項目としては、図９に示すように、図５の必要書類作成情報のうち、代金減額有無、減額金額、土地の減額金額、建物の減額金額、消費税の減額金額、減額後金額、土地の減額後金額、建物の減額後金額、消費税の減額後金額などが挙げられる。 これらの項目の値から、減額関連の覚書として、書類ひな形収容部１０１Ｇに収容されている売買代金減額に関する覚書が抽出される。 買換関連の覚書は、借入関連の覚書や、買換関連の覚書とともに抽出されることがある。
[0037]〈送付書類Ｄ／Ｂ１０１F〉 図１０は、送付書類Ｄ／Ｂ１０１Fのデータ構造を示す図である。図１０に示すように、必要書類Ｄ／Ｂ１０１Fは、送付書類番号ごとに、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄから抽出された契約管理ＩＤ及び申込者ＩＤと、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅから抽出された書類ひな形ＩＤとそれに関連付けられた書類名と、フェーズ情報を格納する。 フェーズ情報には、申込受付会、重要事項説明会、契約会、契約修正などを示す記号や数字が入力される。
[0038]〈書類ひな形収容部１０１Ｇ〉 図１１は、書類ひな形収容部１０１Ｇのデータ構造を示す図である。図１１に示すように、書類ひな形収容部１０１Ｇには、必要書類の書類ひな形が収容されている。 書類ひな形は、タグを埋め込むことができるテキストファイルで作成されている。 テキストファイルとしては、ＷｏｒｄファイルやＥｘｃｅｌファイルなどが挙げられる。これらを用いて書類ひな形を作成することにより、申込者や共有者の氏名に旧字体が用いられている場合であっても、その旧字体を使用して必要種類に表記することができる。
[0039]タグは、書類ひな形の契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの申込者情報の申込者氏名及び申込者住所や、必要書類作成情報が記入されるテキストファイルの箇所に、それらの情報と入れ替わるために埋め込まれる。なお、タグに代えて、テキストファイル内において必要書類作成情報が記入される座標を指定して入れ替える方法や、テキストファイル内において必要書類作成情報が記入される相対位置を指定して入れ替える方法など、公知の情報の入れ替え方法を適宜用いることができる。
[0040]書類ひな形のファイル形式は、適宜選択することができる。例えば、資金計画書のひな形をＥｘｃｅｌファイルで作成し、覚書のひな形をＷｏｒｄファイルで作成するなど選択することができる。
[0041]必要書類は、不動産契約の申込から契約の成立までの間に必要となる書類であり、例えば、覚書、確認書、委任状、契約書、受領書などの他に、購入申込書、入居申込書、資金計画書のように申込者が不動産契約を申し込んだときに作成される書類が挙げられる。 なお、購入申込書は、申込者が不動産購入を申し込んだときに作成されるものであり、入居申込書は、申込者が賃貸住宅などの賃貸契約を申し込んだときに作成されるものである。
[0042]覚書としては、図１１に示すように、申込者がローンにより金融機関から借り入れる場合に用いる借入関連の覚書、申込者が既に所有している不動産を売却して新たに不動産を購入する場合に用いる買換関連の覚書、所定の条件を満たす契約に対して減額する場合に用いる減額関連の覚書などが挙げられる。
[0043]借入関連の覚書としては、図１１に示すように、例えば、住宅ローン利用に関する覚書、提携ローン利用に関する覚書、提携ローン利用（非団信）に関する覚書などが挙げられる。 買換関連の覚書としては、図１１に示すように、例えば、買換えに関する覚書などが挙げられる。 減額関連の覚書としては、図１１に示すように、売買代金減額に関する覚書などが挙げられる。
[0044]〈送付書類収容部１０１Ｆ〉 送付書類収容部１０１Ｆには、申込者に送付する予定の送付書類が収容されている。 送信書類とは、抽出された書類ひな形のタグが契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの申込者氏名や必要書類作成情報と入れ替えられ、ＰＤＦファイルに変換されたものである。
[0045]〔書類判断部１０２〕 書類判断部１０２は、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの必要書類作成情報と、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅの抽出基準情報に基づいて、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅから、申込者が必要とする書類ひな形を判断する。
[0046]〔書類抽出部１０３〕 書類抽出部１０３は、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅから、申込者ごとに必要書類テンプレートを抽出するとともに、抽出した必要書類テンプレートに基づいて、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄから記載情報を用いて送付書類を作成する。 作成した送付書類は、送付書類収容部１０１Ｆに収容される。
[0047]［外部サーバ装置２０］ 外部サーバ装置２０は、メインサーバ装置１０とは別のサーバである。 外部サーバ装置２０は、署名、押印、その他のデータ入力が行われた契約書などの書類を管理するために用いられる。 外部サーバ装置２０は、例えばパーソナルコンピュータ等の情報処理装置で構成され、メモリ、ハードディスクドライブなどの記憶装置を含む記憶部２０１と、契約管理部２０２と、表示データ生成部２０３と、ＨＴＴＰサービスを提供するＨＴＴＰサーバ２０４と、外部装置と通信を行う外部サーバ通信部２０５と、を備える。
[0048]〔記憶部２０１〕 記憶部２０１には、図１に示すように、各種のプログラムや、送付書類の情報などのデータベースＤ／Ｂ２０１Ａ〜Ｄ／Ｂ２０１Ｄや、送付書類データなどが収容される送付書類収容部２０１Ｅが格納されている。 プログラムとしては、外部サーバ装置２０全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ、及びＯＳ上において、後述するように契約管理や申込者端末８０の表示部に表示させる表示データの生成などを提供するアプリケーションソフトウェアなどが格納されている。
[0049]デーベースとしては、図１に示すように、契約書類のテンプレートを格納する契約書類Ｄ／Ｂ２０１Ａと、契約書に表示される契約者ごとの情報を格納する個別契約情報Ｄ／Ｂ２０１Ｂと、契約者の契約書への記載状況の情報を格納する契約状況Ｄ／Ｂ２０１Ｃと、契約書の送付先の情報を格納する送付先Ｄ／Ｂ２０１Ｄと、を記憶する。
[0050]図１２、契約書類Ｄ／Ｂ２０１Ａのデータ構造を示す図である。図１２に示すように、契約書類Ｄ／Ｂ２０１Ａは、管理番号ごとに、少なくとも書類名と、送付書類と、を格納する。
[0051]図１３は、個別契約情報Ｄ／Ｂ２０１Bのデータ構造を示す図である。図１３に示すように、個別契約情報Ｄ／Ｂ２０１Bは、管理番号ごとに、少なくとも申込者氏名、入力領域データ、を格納する。 入力領域データは、後述する入力領域に入力されるデータであり、印鑑データや、署名データなどが挙げられる。
[0052]図１４は、契約状況Ｄ／Ｂ２０１Cのデータ構造を示す図である。図１４に示すように、契約状況Ｄ／Ｂ２０１Cは、管理番号ごとに、少なくとも申込者氏名と、契約状況と、契約内容と、を格納する。
[0053]図１５は、送付先Ｄ／Ｂ２０１Dのデータ構造を示す図である。図１５に示すように、送付先Ｄ／Ｂ２０１Dは、管理番号ごとに、少なくとも申込者氏名と、メールアドレスと、を格納する。
[0054]送付書類収容部２０１Ｅには、営業担当者端末６０から送付された送付書類が格納される。
[0055]［システム管理者端末４０］ システム管理者端末４０は、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂにユーザを登録する第三権限や、契約書類のテンプレートを作成する第四権原を有する者が操作する情報処理装置である。 システム管理者端末４０は、例えばパーソナルコンピュータ等の情報処理装置で構成され、図１６示すように、外部装置と通信を行う通信制御部４１と、メインサーバ装置１０や外部サーバ装置からの指示に応じた入力画面等を生成するＷｅｂブラウザ４２と、Ｗｅｂブラウザ４２が生成した画像等を表示する表示部４３と、システム管理者の指示を入力する入力部４４と、システム管理者端末４０全体の動作を制御する処理部４５と、を備える。後述する営業担当者端末６０、契約承認者端末７０、及び申込者端末８０も同様である。 なお、システム管理者は、申込者と不動産契約を締結する会社に所属している者の他に、その会社からシステム管理の委任を受けた者であってもよい。
[0056]［営業担当者端末６０］ 営業担当者端末６０は、顧客に応じて覚書等の必要書類を選択する第一権限を有する者が操作する情報処理装置である。本実施形態では、営業担当者が操作する情報処理装置である。
[0057]［契約承認者端末７０］ 契約承認者端末７０は、第一権限を有する者が選択した必要書類を顧客に送付することを承認する第二権限を有する者が操作する情報処理装置である。本実施形態では、契約承認者が操作する情報処理装置である。
[0058]［申込者端末８０］ 申込者端末８０は、申込者や共有者が操作する情報処理端末である。申込者端末８０は、外部サーバ装置２０によって管理される書類である契約書の確認や、署名、押印などのデータを入力する操作に用いられる。 なお、申込者端末８０として、スマートフォンや、タブレットや、スマートウォッチ等のタッチスクリーンを備えたスマートデバイスを用いることができる。 これらのスマートデバイスを用いる場合には、そのスマートデバイスに搭載されているＡｎｄｒｏｉｄ（登録商標）や、ｉＯＳ（登録商標）などのオペレーティングシステム（ＯＳ）上において、後述するように、営業担当者が申込者の送付先情報を確認する工程（Ｓ６）などで、申込者が操作に必要な機能を提供するアプリケーションソフトウェアを、そのスマートデバイスに提供してもよい。
[0059]〈不動産契約支援システム１の動作について〉 次に、不動産契約支援システム１の動作について、図１７を用いて説明する。 なお、申込者が不動産契約を申し込んでから契約が締結されるまでは、重要事項説明会、契約会、契約修正など、さまざまなフェーズが設けられているが、後述Ｓ６〜Ｓ１９は、各フェーズで行われる。 以下に、契約会の場合を例に挙げて説明する。後述する必要書類を抽出する工程（Ｓ１０）では、不動産契約の内容やフェーズに応じた必要書類が抽出されるが、本実施形態の契約会においては、必要書類として覚書が抽出される。
[0060]最初に、システム管理者は、システム管理者端末４０からログイン処理を行う。 そして、ユーザとなる者を登録する（Ｓ１）。具体的には、システム管理者端末４０からユーザの登録をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０はユーザの情報の入力を行う画面を表示させる表示データを生成し、システム管理者端末４０に供給する。システム管理者は、システム管理者端末４０の表示部４３に表示される入力画面の指示に従い、入力部４４からユーザとして登録する者の氏名、所属、パスワードなどを入力する。入力された情報は、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに記憶される。記憶されたユーザの情報は、本システムを利用している間は維持されるが、本システムを利用しなくなったユーザの情報は、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂから削除される。 なお、ユーザ登録は、ユーザとなるものが現れたときに適宜行うことができ、登録する者が複数の場合には、所定の様式のＣＳＶファイルで作成されたフォーマットを用いて一括で行うこともできる。
[0061]次に、システム管理者は、物件を登録する（Ｓ２）。具体的には、システム管理者端末４０から物件の登録をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０は物件の情報の入力を行う画面を表示させる表示データを生成し、システム管理者端末４０に供給する。システム管理者は、システム管理者端末４０の表示部に表示される入力画面表示部４３に表示される入力画面の指示に従い、入力部４４から物件として登録する物件名称、販売開始日、販売終了日などを入力する。入力された情報は、物件Ｄ／Ｂ１０１Ａに記憶される。 なお、物件情報の登録は、適宜行うことができ、登録する数が複数の場合には、所定の様式のＣＳＶファイルで作成されたフォーマットを用いて一括で行うこともできる。
[0062]次に、システム管理者は、必要書類データの雛型を作成する（Ｓ３）。具体的には、本実施形態では、Ｅｘｃｅｌファイルで資金計画書のひな形を作成し、Ｗｏｒｄファイルで覚書のひな形を作成して、その作成した資金計画書や覚書のひな型に契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの申込者氏名や必要書類作成情報を書き込むためのタグを埋め込む。 システム管理者は、資金計画書や覚書のひな形に他の書類と判別できるように書類ひな形ＩＤと書類名を設けたのち、書類ひな形収容部１０１Ｇに収容する。
[0063]次に、システム管理者は、ユーザの中から物件管理者を登録する（Ｓ４）。具体的には、システム管理者端末４０から物件管理者の登録をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０は物件管理者の登録を行う画面を表示させる表示データを生成し、システム管理者端末４０に供給する。 システム管理者は、システム管理者端末４０の表示部４３に表示される入力画面の指示に従い、入力部４４から物件管理者となる者が管理する物件の物件ＩＤと、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに登録されたユーザの中から物件管理者に登録される者のユーザＩＤを選択して、その選択した者に、営業担当者と契約承認者の選択や削除を行うことができる権限である第五権限を付与することを選択する。選択した結果は、物件ユーザＤ／Ｂ１０１Ｃに登録される。 これにより、物件ユーザＤ／Ｂ１０１Ｃに登録されたユーザは、本システムを使用することができるようになる。つまり、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに登録されても、物件ユーザＤ／Ｂ１０１Ｃに登録されるまでは、本システムを利用することできない。
[0064]次に、物件管理者は、ユーザの中から営業担当者と契約承認者を登録する（Ｓ５）。 最初に、物件管理者は、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに記憶されたパスワードを用いて、物件担当者端末５０からログイン処理を行う。 そして、まず営業担当者となる者を登録する。具体的には、物件担当者端末５０から営業担当者の登録をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０は営業担当者の登録を行う画面を表示させる表示データを生成し、物件担当者端末５０に供給する。 物件管理者は、物件担当者端末５０の表示部５３に表示される入力画面の指示に従い、入力部５４から、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに登録されたユーザの中から営業担当者に登録される者のユーザＩＤを選択して、その選択した者に、申込者に応じて覚書等の必要書類を選択することができる権限である第一権限を付与することを選択する。選択した結果は、物件管理者が担当する物件の物件ＩＤとともに、物件ユーザＤ／Ｂ１０１Ｃに登録される。
[0065]次に、契約承認者となる者を登録する。具体的には、物件担当者端末５０から契約承認者の登録をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０は契約承認者の登録を行う画面を表示させる表示データを生成し、物件担当者端末５０に供給する。 物件管理者は、物件担当者端末５０の表示部５３に表示される入力画面の指示に従い、入力部５４から、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに登録されたユーザの中から契約承認者に登録される者のユーザＩＤを選択して、その選択した者に、第一権限を有する者が選択した必要書類を申込者に送付することを承認する権限である第二権限を付与することを選択する。選択した結果は、物件管理者が担当する物件の物件ＩＤとともに、物件ユーザＤ／Ｂ１０１Ｃに登録される。 なお本実施形態では、第一権限と第二権限をそれぞれ別の者に付与しているが、第一権限と第二権限の両方を同じ者に付与することもできる。つまり、一つの物件ＩＤにおいて、一つのユーザＩＤに対して、第一権限と第二権限の両方を付与するか否かは適宜設定することができる。
[0066]次に、営業担当者は、申込者の送付先情報を確認する（Ｓ６）。本工程について、送付先情報としてメールアドレスを確認する場合を例に挙げて説明する。 最初に、営業担当者は、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに記憶されたパスワードを用いて、営業担当者端末６０からログイン処理を行う。 次に、申込受付会などの契約会の前に申込者から取得したメールアドレスを確認する。具体的には、営業担当者端末６０から申込者のメールアドレスの確認をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０は申込者のメールアドレスの確認を行う画面を表示させる表示データを生成し、営業担当者端末６０に供給する。営業担当者は、営業担当者端末６０の表示部６３に表示される申込者の氏名と、メールアドレスを確認する。
[0067]営業担当者が、表示部６３に表示された情報が以前に申込者から取得したメールアドレスであることを確認したのち、入力部４４から確認メールの送信をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０は、申込者ごとに生成される確認画面にアクセスするためのＵＲＬといったアクセスアドレスを生成するとともに、そのアクセスアドレスが表示された電子メールを、表示部６３に表示された申込者メールアドレス宛に送信する。 そして、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの申込者メールアドレス確認送信日時に、メール送信の日時を格納する。
[0068]なお、申込者に送信される電子メールには、［「物件名」の「区画番号」へのお申込みありがとうございます。］などの定型文が記載されるようにしてもよい。 その場合に、営業担当者端末６０の表示部６３には、表示される申込者の氏名とメールアドレスに加えて、その定型文に用いられる物件名や区画番号なども、営業担当者が確認できるように表示される。
[0069]確認画面は、申込者が申込者端末８０の表示部８３にメールを表示させ、電子メールに表示されたアクセスアドレスをクリックすると、表示部８３に表示される。 確認画面には、メールアドレスとともに申込者から申請された申込者電話番号などを、申込者であることを確認することができる事項を入力する入力欄が表示されている。申込者は、画面に設けられた送信ボタンのクリックなど、予め設けられた送信指示を行うことにより、営業担当者に電子メールを送信することができる。
[0070]営業担当者は、申込者からの電子メールにより、申込者の電子メールが正しいことが確認できると、営業担当者端末６０の入力部６４から、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの申込者メールアドレス確認フラグに、確認完了を示すフラグを格納する。 以上により、営業担当者による申込者のメールアドレスを確認は終了する。共有者についても、申込者と同様にメールアドレスが確認される。 なお、申込者や共有者のメールアドレスが確認できない場合には、営業担当者が出来なかった申込者や共有者に電話で連絡するなどして確認したのち、再び本工程（Ｓ６）を行う。
[0071]次に、営業担当者は、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報を、専用フォーマットに入力する（Ｓ７）。具体的には、営業担当者端末６０から契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報の入力するための専用フォーマットをメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０はそれらの情報を入力するための専用フォーマットをダウンロードするための画面を表示させる表示データを生成し、営業担当者端末６０に供給する。 営業担当者は、表示された画面から、所定の様式のＣＳＶファイルで作成された専用フォーマットをダウンロードして、ダウンロードした専用フォーマットに、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報を入力する。 なお、営業担当者端末６０からの契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報の入力を要求に応じて、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報に対応した入力欄が形成された入力フォームが表示部６３に表示されるようにしてもよい。その場合には、後述する専用フォーマットに入力した内容を登録する（Ｓ８）工程は、表示画面に設けられた入力ボタンのクリックなど、予め設けられた入力指示を行うことにより行われる。
[0072]次に、営業担当者は、専用フォーマットに入力した内容を登録する（Ｓ８）。具体的には、営業担当者端末６０から契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報の登録をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０は専用フォーマットのファイル名を入力するための入力欄を有する画面が表示される。営業担当者は、入力欄に専用フォーマットのファイル名を入力したのち、表示画面に設けられた入力ボタンのクリックなど、予め設けられた入力指示を行うことにより、専用フォーマットに記載された情報が契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される。
[0073]次に、営業担当者は、資金計画書を作成する（Ｓ９）。具体的には、営業担当者端末６０から資金計画書の作成をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０の書類抽出部１０３は、書類ひな形収容部１０１ＧからＥｘｃｅｌファイルで作成された資金計画書のひな形を取り出して、資金計画書のひな形に設けられているタグと、そのタグに対応している契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに記憶されている項目を入れ替えて、資金計画書を作成する。そして、書類抽出部１０３は、この作成された資金計画書のファイル形式をＥｘｃｅｌファイルからＰＤＦファイルに変換して、送付書類として、送付書類Ｄ／Ｂ１０１Fに格納するとともに、送付書類Ｄ／Ｂ１０１Fに格納された資金計画書を営業担当者端末６０の表示部６３に表示させる。 なお、営業担当者は、表示部６３に表示された資金計画書を確認したのち、資金計画書を申込者に送信するようにしてもよい。
[0074]次に、営業担当者は、書類判断部１０２により抽出された覚書の中から、申込者に送信する覚書を選択する（Ｓ１０）。具体的には、営業担当者端末６０から覚書の作成をメインサーバ装置１０に要求すると、メインサーバ装置１０の書類判断部１０２は、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納された情報と、書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅに格納された抽出基準情報に基づいて、申込者ごとに必要となる覚書を判断する。 そして、書類抽出部１０３は、その判断結果から、書類ひな形収容部１０１ＧからＷｏｒｄファイルで作成された覚書のひな形を取り出して、覚書のひな形に設けられているタグと、そのタグに対応している契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに記憶されている項目を入れ替えて、覚書を作成する。 さらに、書類抽出部１０３は、この作成された覚書のファイル形式をＷｏｒｄファイルからＰＤＦファイルに変換して、送付書類として、送付書類Ｄ／Ｂ１０１Fに格納するとともに、送付書類Ｄ／Ｂ１０１Fに格納された覚書を営業担当者端末６０の表示部６３に表示させる。表示部６３には、書類判断部１０２により必要と判断されて、書類抽出部１０３により作成された覚書の書類名の一覧が表示される。 営業担当者は、表示部６３に表示された覚書の書類名の一覧が表示から必要と思われるものを選択する。
[0075]次に、営業担当者は、表示部６３に表示された覚書の内容を確認する（Ｓ１１）。具体的には、表示部６３に表示された覚書の書類名の一覧から必要と思われるものを選択すると、選択された覚書は、営業担当者端末６０の表示部６３に表示される。 営業担当者は、表示部６３に表示された覚書の内容から、必要な覚書か否かを確認する。 営業担当者は、メインサーバ装置１０から提供されるＨＴＭＬ文書内に、ＰＤＦファイルの文書リンクを設定されていることにより、表示部６３上で覚書の内容を直接確認することができる。
[0076]次に、営業担当者は、契約承認者に、選択した覚書を申込者に送信すること承認を申請する（Ｓ１２）。具体的には、営業担当者は、必要な覚書か否かを確認したのち、表示部６３に表示された覚書の書類名の一覧とともに、一覧に表示された覚書のそれぞれに対応して設けられた申請ボタンのクリックなど、予め設けられた承認申請指示を行うことにより行われる。 なお、承認申請指示が行われたときに、メインサーバ装置１０が契約承認者に承認申請があった旨の電子メールを送信するなど、承認申請があったことを契約承認者に通知する通知手段を設けてもよい。
[0077]次に、契約承認者は、営業担当者から承認申請のあった覚書の内容確認を行う（Ｓ１３）。 最初に、契約承認者は、ユーザＤ／Ｂ１０１Ｂに記憶されたパスワードを用いて、契約承認者端末７０からログイン処理を行う。 次に、契約承認者は、営業担当者から承認申請のあった覚書の内容確認を行う。具体的には、契約承認者端末７０から営業担当者から承認申請のあった覚書の閲覧を要求すると、メインサーバ装置１０は契約承認者が営業担当者から承認申請のあった覚書の閲覧するための表示データを生成し、契約承認者端末７０に供給する。営業担当者は、契約承認者契約承認者端末７０の表示部７３に表示される覚書の内容を閲覧して、その内容を確認する。
[0078]次に、契約承認者は、約承認者端末７０の表示部６３に表示される覚書の内容を閲覧して、その内容を確認した結果を営業担当者に報告する（Ｓ１４）。具体的には、契約承認者は、承認申請のあった覚書の内容を確認したのち、表示部７３に表示された覚書とともに、承認する場合に選択される承認ボタンや、承認しない場合に選択される差し戻しボタンなど、予め設けられた確認結果の報告手段を用いることにより行われる。 営業担当者からの承認申請を承認する場合には（Ｓ２０ Ｙｅｓ）、後述するように、覚書を外部サーバ装置２０に送信する。一方、営業担当者からの承認申請を承認しない場合には、営業担当者は、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報を、専用フォーマットに入力する工程（Ｓ７）から再度行う。 なお、営業担当者からの承認申請を承認しない場合には、承認しない理由を営業担当者に通知するようにしてもよい。
[0079]次に、営業担当者は、申込者への送信が承認された覚書を外部サーバ装置２０に送信する（Ｓ１５）。具体的には、外部サーバ装置２０から申込者に承認された送付書類である覚書を送信するため、営業担当者端末６０から外部サーバ装置２０に要求すると、外部サーバ装置２０は、送信する書類を受け付ける画面を表示させる表示データを生成し、営業担当者端末６０に供給する。営業担当者は、表示部６３に表示された表示画面において、送信する覚書を指定するとともに、覚書を閲覧させる申込者のメールアドレスなどの申込者の情報や、書類名などを入力する。すると、契約管理部２０２は、管理番号ごとに覚書を閲覧させる申込者を設定して、入力された情報を契約書類Ｄ／Ｂ２０１Ａや個別契約情報Ｄ／Ｂ２０１Ｂに記憶する。
[0080]そして、送信する書類を受け付ける画面において、指定された覚書が表示されるので、この申込者に覚書内で入力させる項目がある場合には、営業担当者は、営業担当者端末６０の表示部６３に表示された表示画面において、入力領域を指定して、入力場所を指示する。例えば、表示部６３に表示された表示画面に、入力領域の一覧が表示され、その一覧から所望の入力領域（入力タグ）を選択して、覚書の所望の場所にドラッグ＆ドロップする。すると、外部サーバ装置２０の書類データ生成部１１は、覚書を閲覧させる申込者が入力可能な入力領域を設定して、契約書データに関連付けて記憶される。 ここで、入力領域とは、印鑑を押印する欄や、署名データや、その他のテキストデータを入力する欄や、あるチェック項目を選択するデータを入力するチェックボックス欄など、いかなるデータが入力される項目であってもよい。
[0081]上述した入力領域の設定は、申込者の他に、共有者に覚書内で入力させる項目がある場合に、同様に行われる。この場合の覚書は、申込者端末８０の表示部８３において、申込者に入力させる入力欄と共有者に入力させる入力欄の両方を確認することができる。しかし、申込者に入力させる入力欄には、申込者のみが入力でき、共有者に入力させる入力欄には、共有者のみが入力できるように設定されている。
[0082]次に、営業担当者は、申込者に内容確認依頼を行う（Ｓ１６）。具体的には、営業担当者端末６０は外部サーバ装置２０に対して、確認要求を指示する操作を行う。すると、外部サーバ装置２０の契約管理部２０２は、設定された全ての申込者や共有者のメールアドレスを宛先として、電子メールを送信して、覚書の閲覧要求通知を行う。 このとき、外部サーバ装置２０の契約管理部２０２は、閲覧要求通知を行う申込者や共有者ごとに、覚書にアクセスするためのアクセスアドレスを生成して、閲覧要求通知に含めて送信する。このアクセスアドレスは、例えば、覚書にアクセス可能なＵＲＬといったアドレスであると共に、申込者や共有者を識別する識別子を含んでいる情報である。このようにすることで、外部サーバ装置２０は、後述するように通知されたアクセスアドレスに基づいてアクセスしてきた申込者や共有者を特定することができる。
[0083]次に、申込者は、外部サーバ装置２０からメールを受信する（Ｓ１７）。具体的には、覚書を送信する申込者や共有者として設定された者の申込者端末８０は、外部サーバ装置２０から送信された確認要求通知として電子メールをそれぞれ受信する。
[0084]次に、申込者は、覚書の内容を確認する（Ｓ１８）。具体的には、外部サーバ装置２０の契約管理部２０２は、申込者端末８０からのアクセスを受け付けて、アクセスアドレスからアクセスしてきたのが、どの申込者や共有者なのかを特定する。 次に、外部サーバ装置２０の表示データ生成部２０３は、アクセスアドレスによって特定される覚書を、送付書類格納部２０１Ｄから読み出して、申込者端末８０に表示するよう送信する。このとき、覚書に、アクセスしてきた申込者や共有者に対応した入力領域が設定されている場合には、その入力領域にデータを入力できるように覚書を表示する。 そして、申込者や共有者は、申込者端末８０の表示部８３に表示された画面上で覚書の内容を確認するとともに、自身に対してデータ入力が可能な入力領域に対してデータの入力操作を行う。
[0085]そして、外部サーバ装置２０の契約管理部２０２は、申込者端末８０から確認完了の入力を受けると、入力領域に入力された情報を契約書データに関連付けて、個別契約情報Ｄ／Ｂ２０１Ｂに格納し、確認完了された旨を契約状況Ｄ／Ｂ２０１Ｃに格納する。なお、契約状況Ｄ／Ｂ２０１Ｃの契約状況の項目には、確認が完了するまでは、確認中を示す記号や数値が入力されているが、確認の結果、覚書の内容を承認する場合には、承認したことを示す記号や数値が入力され、承認しない場合には差し戻すことを示す記号や数値が入力される。
[0086]次に、営業担当者は、申込者による覚書の確認状況を確認する（Ｓ１９）。具体的には、営業担当者は、外部サーバ装置２０に契約状況確認画面の閲覧を要求すると、外部サーバ装置２０は、営業者端末６０の表示部６３３に契約状況確認画面を表示させる表示データを生成し、営業担当者端末６０に供給する。営業担当者は、管理番号を入力することで、状況を確認することができる。 申込者が承認した場合には（Ｓ２１ Ｙｅｓ）、営業担当者は次のフェーズに移行する。一方、申込者からの承認を得られない場合（Ｓ２１ Ｎｏ）には、営業担当者は、契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納される情報を、専用フォーマットに入力する工程（Ｓ７）から再度行う。
[0087]［不動産契約支援システム１により奏する効果について］ 次に、不動産契約支援システム１により奏する効果について説明する。 不動産契約支援システム１は、申込者が不動産契約を申し込んだときに作成される、購入申込書、入居申込書の作成に用いられる申込登録データや資金計画書の作成に用いられる資金計画データを含む不動産契約データなどが含まれる契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄの必要書類作成情報や、書類ひな形収容部１０１Ｇに収容された不動産契約データとして用いられる必要書類作成情報に基づき選択されるデータの入力領域が設定されている複数の覚書等の必要書類の書類ひな形の書式データ、及び書類ひな形Ｄ／Ｂ１０１Ｅに格納された複数の必要書類の書式データの中から必要な必要書類を抽出するための抽出基準情報を有するデータベース１０１と、必要書類作成情報と抽出基準情報に基づき、申込者に必要な必要書類を判断する判断手段である書類判断部１０２を有する。これにより、営業担当者が申込者から聴取した必要書類作成情報を契約内容Ｄ／Ｂ１０１Ｄに格納すれば、その契約内容によって異なる内容の複数種類の必要書類を必要とする場合であっても、必要書類作成情報に基づいて必要な書類が判断されるので、書類漏れを防ぐことができ、営業担当者の負担を軽減することができる。
[0088]また、不動産契約支援システム１は、書類判断部１０２の判断結果に基づき、データベース１０１の書類ひな形収容部１０１Ｇに収容された複数の必要書類の書式データから必要となる必要書類の書式データを抽出し、抽出された書式データに、必要書類作成情報の中からデータを書き込んで契約に必要な必要書類を生成する生成手段である書類抽出部１０３を有する。これにより、書類判断部１０２で必要と判断された書類について、営業担当者が作成することなく入手することができるので、記入漏れを防ぐことができ、営業担当者の負担を軽減することができる。
[0089]さらに、不動産契約支援システム１は、外部サーバ装置２０の記憶部２０１の契約状況Ｄ／Ｂ２０１Ｃに契約予定者の個人データを有し、契約予定者ごとの個人データに基づき、契約予定者ごとに必要書類の記載状況を把握する契約管理部２０２を有する。これにより、不動産契約の申込から契約の成立までの間に途中で担当者が代わることがあっても、申込者への書類の送付漏れや、書類の記入漏れが生じるのを防ぐことができ、進捗管理する担当者の負担を軽減することができる。
[0090]さらに、不動産契約支援システム１は、外部サーバ装置２０に収容された必要書類が、契約予定者の署名や押印を入力する必要書類の入力領域を有するこれにより、進捗管理をより容易に行うことができる。
[0091]以上、本発明の好適な実施形態を説明したが、これ以外にも、本発明の主旨を逸脱しない限り、上記実施形態で挙げた構成を取捨選択したり、他の構成に適宜変更したりすることができる。 例えば、外部サーバ装置２０は、書類管理に関するサービスを提供するサービス提供者によって運用される情報処理装置であってもよい。 また、外部サーバ装置２０により提供される機能は、メインサーバ装置１０により提供されてもよい。つまり、不動産管理システムは、メインサーバ装置のみで構成されていてもよい。
[0092]本実施形態では、営業担当者が専用フォーマットに入力した内容を登録する工程（Ｓ８）の後に、営業担当者が資金計画書を作成する工程（Ｓ９）を設けているが、本発明はこれに限定されない。購入申込書、入居申込書を作成する場合には、資金計画書を作成する工程の代わりに、購入申込書、入居申込書、その他の不動産契約を申し込んだときに作成される必要書類を作成する工程を設けてもよい。また、資金計画書、購入申込書、入居申込書、その他を不動産契約の申し込んだときに作成される必要書類を作成する工程は、設けなくてもよい。
[0093]１ 不動産契約支援システム １０ メインサーバ装置 １０１ 記憶部 １０１Ａ 物件Ｄ／Ｂ １０１Ｂ ユーザＤ／Ｂ １０１Ｃ 物件ユーザＤ／Ｂ １０１Ｄ 契約内容Ｄ／Ｂ １０１Ｅ 書類ひな形Ｄ／Ｂ １０１F 送付書類Ｄ／Ｂ １０１Ｇ 書類ひな形収容部 １０１Ｈ 送付書類収容部 １０２ 書類判断部 １０３ 書類抽出部 １０４ ＨＴＴＰサーバ １０５ 通信制御部 ２０ 外部サーバ装置 ２０１ 記憶部 ２０１Ａ 契約書類Ｄ／Ｂ ２０１Ｂ 契約者情報Ｄ／Ｂ ２０１Ｃ 契約状況Ｄ／Ｂ ２０１Ｄ 送付先Ｄ／Ｂ ２０１Ｅ 送付書類収容部 ２０２ 契約管理部 ２０３ 表示データ生成部 ２０４ HTTPサーバ ２０５ 外部サーバ通信部 ４０ システム管理者端末 ５０ 営業担当者端末 ６０ 契約承認者端末 ７０ 顧客端末 ８０ 公衆通信回線網
